Peppol: van wettelijke verplichting naar digitale versneller

Peppol in mensentaal

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk waarmee je elektronische documenten – zoals e-facturen – veilig en volgens een vaste standaard kan versturen. Omdat het gaat om gestructureerde bestanden, kunnen deze automatisch ingelezen worden bij de ontvanger. Geen manueel werk meer nodig.

Klinkt dat wat vaag? Geen zorgen – we maken het concreet.

In plaats van een PDF-factuur te mailen (of zelfs nog te printen en te posten), wordt je factuur via Peppol omgezet in een XML-bestand: een soort digitale taal die boekhoudprogramma’s perfect begrijpen.

Je hoeft die factuur dus niet meer manueel in te geven of met OCR-software te laten uitlezen. Geen overtypwerk, geen fouten. De factuur komt automatisch en gestructureerd binnen in het boekhoudsysteem van je klant. En hetzelfde geldt natuurlijk wanneer jij facturen ontvangt van je leveranciers.

Dat alles verloopt via Peppol: een soort digitale snelweg tussen jouw software en die van jouw klant of leverancier.

Vanaf 1 januari 2026 wordt die snelweg verplicht voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige bedrijven in België. En de gevolgen zijn concreet: wie dan enkel nog een PDF verstuurt, voldoet niet aan de wet – en riskeert boetes of geweigerde betalingen. De enige wettelijk geldige factuur is dan een gestructureerde e-factuur via Peppol.

Minder werk, minder fouten

Voor veel groothandels en productiebedrijven is de verwerking van facturen vandaag nog een traag en foutgevoelig proces. Inkomende facturen worden handmatig overgetypt of via OCR-software ingelezen, met kans op fouten. Uitgaande facturen worden als PDF gemaild, waar op zich niks mis mee is. Maar het kan beter, en sneller.

Met Peppol vervallen die manuele tussenstappen. Je werkt met gestandaardiseerde XML-bestanden die automatisch worden ingeboekt. De gegevens komen realtime en foutloos binnen in je systeem – klaar voor verwerking.

Het resultaat?

• Snellere verwerking van facturen
• Minder fouten en dubbele handelingen
• Meer tijd voor boekhouders om toegevoegde waarde te leveren

Zeker in sectoren met veel transacties, zoals de groothandel, maakt die automatisering een groot verschil. Je verhoogt je verwerkingssnelheid zónder extra personeel – en dat is vandaag belangrijker dan ooit.

Hoe begin je eraan?

Peppol klinkt logisch. Efficiënt. Nuttig. Maar hoe pak je het aan in de praktijk?

Het goede nieuws: Peppol gebruiken kost niets. Het netwerk is vrij toegankelijk, en er zijn geen kosten verbonden aan het verzenden of ontvangen van facturen.

Wat je wél nodig hebt, is een Access Point – een digitale poort die jouw facturen veilig en correct via Peppol verstuurt en ontvangt. Veel bedrijven beschikken vandaag al over software die zo’n koppeling technisch mogelijk maakt. Maar is jouw systeem daar al klaar voor? En weet je wat er nog nodig is om ermee te starten?

Wist je trouwens dat de kosten voor het opzetten en gebruiken van e-facturatie via Peppol in aanmerking komen voor een verhoogde kostenaftrek van 120%? Zo wordt digitaliseren niet alleen efficiënter, maar ook fiscaal interessant.

Ben je klaar voor Peppol?

2026 komt sneller dan je denkt. Maar ben je er wel klaar voor?

Is je systeem al compatibel met Peppol? Zijn alle instellingen juist geconfigureerd? En heb je al getest of je facturen correct via Peppol verzonden worden?

Softwareleveranciers en implementatiepartners krijgen steeds vaker de vraag om Peppol te voorzien. De druk stijgt, de tijd loopt. Wie wacht tot het einde van het jaar, riskeert te laat te zijn.

De overstap is verplicht. Maar of je straks achter de feiten aanloopt of net vooruitloopt op de rest, dat bepaal je vandaag.

Welke keuze maak jij?